Informace o zpracování osobních údajů

1. Kdo údaje zpracovává

Správcem údajů uživatele bude provozovatel CraftFlow. Jeho totožnost, adresa a kontaktní e-mail zatím nejsou určeny a musí být doplněny před ostrým spuštěním.

Tento dokument se týká zejména uživatelů účtu, kontaktních osob a návštěvníků webu. U osobních údajů zákazníků, které do aplikace vloží uživatel, je zpravidla správcem sám uživatel a CraftFlow vystupuje jako poskytovatel technického zpracování. Konečné rozdělení rolí musí odpovídat skutečnému použití.

2. Jaké údaje mohou být zpracovávány

• identifikační a kontaktní údaje účtu, například jméno, název firmy, e-mail a telefon;
• fakturační a platební údaje související s členstvím;
• obsah vložený uživatelem: zákazníci, katalog, nabídky, zakázky, faktury, poznámky a přílohy;
• informace o nastavení účtu, tarifu a historii odesílání;
• zpětná vazba a komunikace s podporou;
• omezené provozní údaje, například navštívená část aplikace, čas události a náhodný identifikátor relace.

3. Účely a právní základy

CraftFlow nemá požadovat souhlas pro zpracování, které je nezbytné k poskytnutí objednané služby. Pokud bude později zaveden samostatný marketing, musí mít vlastní odpovídající pravidla a možnost odmítnutí.

4. Doba uložení

• údaje účtu a obsah aplikace po dobu poskytování služby a následně po dobu nezbytnou pro export, vypořádání a ochranu práv;
• fakturační a účetní podklady po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy;
• agregované provozní události nejvýše 13 měsíců podle současného nastavení aplikace;
• záznamy v koši po dobu uvedenou přímo v aplikaci, pokud zvláštní povinnost nebo povaha dokladu nevyžaduje jiný postup;
• zpětná vazba po dobu potřebnou k vyřízení a přiměřené navazující evidenci.

Konečné lhůty je nutné ověřit podle právního postavení provozovatele, jeho účetních povinností a reálného nastavení záloh.

5. Příjemci a technické služby

Aplikace v současné technické podobě využívá zejména databázové a autentizační služby Supabase, hosting Vercel a poskytovatele e-mailového doručování nastaveného provozovatelem. Přístup mohou mít také účetní, právní nebo technické osoby jen v nezbytném rozsahu.

Před spuštěním musí být doplněn přesný seznam smluvních zpracovatelů, umístění zpracování a případné záruky pro předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor.

6. Údaje zákazníků vložené uživatelem

Uživatel rozhoduje, které údaje svých zákazníků do CraftFlow vloží a k jakému účelu je použije. Musí proto splnit vlastní povinnosti správce. Provozovatel smí s tímto obsahem nakládat pouze v rozsahu potřebném k provozu služby, zabezpečení, zálohování a plnění doložených pokynů uživatele.

Konečné zpracovatelské ujednání musí ještě upravit mlčenlivost, bezpečnostní opatření, další zpracovatele, pomoc při vyřizování práv, oznamování incidentů, ukončení služby a kontrolu plnění povinností.

7. Práva fyzických osob

Podle okolností lze žádat přístup k údajům, opravu, výmaz, omezení zpracování nebo přenositelnost a vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Je možné podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Žádosti se budou uplatňovat na kontaktním e-mailu provozovatele, který bude doplněn. Před vyřízením může být nutné přiměřeně ověřit totožnost žadatele.

8. Technické ukládání v zařízení

CraftFlow používá technicky nezbytné prostředky pro přihlášení, zabezpečení relace, zapamatování nastavení rozhraní, stav bublinové nápovědy a krátkodobou nabídku instalace na telefon. Současná aplikace nevytváří reklamní profil uživatele.

9. Zdroje pro konečnou kontrolu

Konečný text musí odpovídat skutečnému zpracování a zejména článkům 12 až 14 obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Užitečný je také metodický materiál Úřadu pro ochranu osobních údajů a úplné znění GDPR.